Визначення невідповідних витрат до затвердження

Моніторинг подорожей та розваг

Моніторинг подорожей та розваг

З урахуванням того, що витрати на ділові поїздки, за прогнозами, досягнуто 1,6 трлн дол до 2020 року, ризик зіткнутися з фальсифікованими витратами і завищеними діловими витратами також продовжує рости. В даний час майже 15% всіх випадків шахрайства пов’язано з відшкодуванням витрат, а середня організація здатна відшкодувати тільки 10% збитків

Щоб йти в ногу з темпом бізнесу, організації вимагають повної видимості в 100% угод T&E і здатності приймати коригувальні заходи до будь-якої матеріальної втрати.

МОЖЛИВІ РІШЕННЯ ДЛЯ МОНІТОРИНГУ CASEWARE T&E

Рішення CaseWare Analytics T&E Monitoring забезпечує організаціям негайну ідентифікацію невідповідних витрат до затвердження відшкодування. Ключові компоненти рішення включають в себе:

Цілодобовий автоматизований аналіз
Всі операції в рамках фінансових, закупівельних, відрядження та витратних систем негайно аналізуються на предмет виявлення аномалій.
 
Підтримка виведення даних і бізнес-процесів з будь-якого джерела

Без додаткової інфраструктури рішення CaseWare Analytics може легко інтегруватися з будь-якою системою, включаючи:

  • Системи управління витратами T&E, такі як Concur®, Apptricity®, SutiSoft® тощо.
  • ERP, такі як SAP®, Oracle®, Infor ™, Workday®, Banner®, Microsoft® Dynamics тощо.
  • Дані постачальника карт, такі як Bank Of America® Works, J. P. Morgan, U.S. Bank® тощо.
  • Дані третього рівня від Visa®, Mastercard®, AMEX®
  • Інструменти аналізу сценаріїв даних, такі як IDEA®, ACL ™ та Arbutus ™
Процес вирішення проблем/відхилень

Як тільки аномалія виявлена, попередження автоматично відправляється зацікавленій стороні бізнесу для виправлення. Цей механізм документообігу налаштовується і призводить до спрощеного процесу, який може включати в себе: кілька рівнів ескалації, строгі терміни, вимога до допоміжної документації і т.д.

НЕНАЛЕЖНІ ВИМОГИ І ВИТРАТИ

Дублікати 

  • Идентифицировать дубликаты претензий по T&E и P-картам (т. е. расходы, отнесенные как к расходам из собственного кармана, так и к расходам по картам)
  • Ідентифікація одного і того ж запиту в звітах про витрати декількох співробітників

Звіт за вартості авіаквитків

  • Визначити витрати за межами політики або дорогі пізні замовлення
  • Визначити, чи використовується відповідний клас
  • Визначити, чи повернув співробітник кошти за квиток в разі обміну з першого класу на економ-клас
  • Ідентифікація співробітників, які претендують на поїздку в кілька міст в один і той же день

Автомобіль та витрата пального

  • Зіставити заявки на використання особистого автомобіля і оренди автомобіля за той же період часу
  • Визначати випадки, коли запити висувалися за той самий період часу, як прокат автомобілів/газ/інший транспорт
  • Перевіряти пробіг із заявленими відстанями

Проживання та харчування

  • Визначте співробітників, запитують відшкодування за одну і ту ж кімнату
  • Визначити витрати на проживання, які не відповідають нормі (за місцем розташування, місяцем тощо)
  • Визначити співробітників які рано повернулися але заявляють що ще залишилися в готелі
  • Ідентифікувати повторювані заявки на харчування (тобто кілька людей, один і той же день, одне і те ж місце)

Підозрілі витрати

  • Визначати покупки які здійснені у вихідні та святкові дні
  • Визначення вимог щодо витрат на період, коли співробітник знаходиться у відпустці
  • Визначення платежі за авіаквитки/запитів, для яких немає відповідних зборів за готель або харчування
  • Визначення запитів на подорожі та розваги, які ніколи не здійснилися (тобто скасовані квитки на літак, семінари, конференції, конвенції, навчання, професійний внесок)
  • Визначення кредитів, про які не було повідомлено у звіті про витрати, але відповідні дебети були повідомлені та відшкодовані працівникові

Протидія хабарництву та корупції

  • Визначення країн і місць з високим рівнем ризику (Transparency International)
  • Визначити операції з високим рівнем ризику (тобто, консультаційні послуги тощо) та/або персонал з високим рівнем ризику (тобто, державні чиновники, агенти, консультанти, фасилітатори тощо)

Запис/затвердження

  • Ідентифікація транзакцій, санкціонованих одним і тим же ініціатором запиту
  • Вивчіть дані про витрати на відрядження, щоб визначити співробітників, які послідовно потребують суми трохи нижче порогових значень затвердження
  • Визначте можливе неперевірене затвердження витрат

Виплати

  • Визначення потенційних розділених транзакцій для обходу лімітів карт (наприклад, одного або декількох співробітників, продавця і дати)
  • Ідентифікувати транзакції трохи нижче лімітів схвалення (тобто в межах X% від лімітів витрат)
  • Виявлення угод з відсутніми квитанціями
  • Ідентифікація транзакцій, здійснених колишніми співробітниками
 
ПРОФІЛЮВАННЯ

Проведення профілювання

  • Незвичайне збільшення середньої суми витрат і/або найвищої суми витрат власника карти
  • Виявлення закономірностей незвично високі вимоги T&E в порівнянні з співробітниками, які виконують аналогічну роль
  • Показник витрат співробітників в порівнянні з колегами

Профілювання постачальників

  • Визначення постачальників з більш високою активністю, ніж інші в тому ж MCC
  • Визначити продавців з великою кількістю і частотою, щоб визначити головних продавців
  • Переконайтеся, що в списку OFAC немає постачальників

Профілювання витрат

  • Визначити середній розмір трансакцій видатків за підрозділом/відділом, щоб визначити підрозділи бізнесу з високими витратами.
  • Пошук основних ключових слів і/або фраз в описах витрат і звітах для виявлення недійсних запитів.
ІНТЕГРАЦІЯ  CASEWARE INTEGRATION З CONCUR®

CaseWare Analytics та Concur співпрацюють з метою ознайомлення з вашими програмами P-Card та T&E. Як клієнт Concur, ви можете витягнути та проаналізувати дані звітів про витрати, використовуючи рішення CaseWare для виявлення винятків та аномалій, так що ви можете бути впевнені, що цілі програми виконані.

Інтеграція CaseWare з Concur зменшує зусилля, спрямовані на запит та отримання даних для обробки. До переваг належать:

  • Значно скорочується час на отримання даних
  • Автоматизована передача даних від Concur до рішення Travel and Entertainment
  • Немає необхідності в дампи даних
  • Можливість отримання даних на основі будь-якої частоти
  • Захищена передача даних між Concur та Travel and Entertainment

Дізнайтеся більше про CaseWare IDEA
Замовте БЕЗКОШТОВНУ демо-версію сьогодні